090 2737 729
Trong lĩnh vực thẩm định giá, việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, đúng chuẩn không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn bảo vệ quyền lợi và uy tín doanh nghiệp về lâu dài. Từ ngày 1/7/2024, Thông tư 30/2024/TT-BTC cùng các Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam đã bổ sung quy định rõ ràng về lưu trữ hồ sơ thẩm định giá tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành chứng thư thẩm định giá.
Theo Điều 12 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam ban hành kèm Thông tư 30/2024/TT-BTC, các doanh nghiệp thẩm định giá và chi nhánh doanh nghiệp phải đưa hồ sơ thẩm định giá vào lưu trữ dưới dạng giấy và/hoặc dữ liệu điện tử với thời hạn tối thiểu là 10 năm. Quy định này áp dụng với tất cả hồ sơ được lập để phát hành chứng thư thẩm định giá.
Việc lưu trữ cần đảm bảo:
Tài liệu được sắp xếp hệ thống, có phân loại rõ ràng theo từng đợt phát hành chứng thư, theo từng hợp đồng hoặc văn bản đề nghị thẩm định giá.
Tài liệu phải đảm bảo tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn và phục hồi được khi cần thiết.
Hồ sơ lưu trữ đã hết thời hạn sẽ bị tiêu hủy theo quy định pháp luật hiện hành.
Doanh nghiệp thẩm định giá phải lưu trữ đầy đủ các tài liệu sau đây để đảm bảo tính pháp lý và chất lượng hồ sơ:
Bản gốc Báo cáo thẩm định giá.
Bản gốc Chứng thư thẩm định giá.
Bản gốc hoặc bản sao y hợp đồng thẩm định giá và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có), hoặc bản gốc văn bản đề nghị/yêu cầu thẩm định giá (nếu có).
Thông tin, tài liệu về tài sản thẩm định giá hoặc doanh nghiệp cần thẩm định giá (khi xác định giá trị doanh nghiệp), các tài sản so sánh nếu có.
Báo cáo ý kiến chuyên môn của chuyên gia (nếu có).
Biên bản khảo sát, ảnh chụp, tài liệu, thông tin thu thập trong quá trình lập kết quả thẩm định giá (nếu có).
Các tài liệu phân tích, đánh giá của thẩm định viên được giao thực hiện hồ sơ (nếu có).
Hồ sơ có thể lưu trữ bằng giấy hoặc tập tin điện tử, tùy theo điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Khi lưu trữ điện tử phải đảm bảo hệ thống phần mềm đủ khả năng lưu giữ lâu dài, dễ dàng truy xuất, hỗ trợ phục hồi và đảm bảo an toàn thông tin trong suốt thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Bảo mật và an toàn thông tin là yêu cầu bắt buộc theo quy định. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế kiểm soát, phân quyền truy cập, đồng thời áp dụng các biện pháp bảo mật vật lý và công nghệ cho cả hồ sơ giấy và điện tử. Khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp, các hồ sơ này phải dễ dàng truy xuất nhưng vẫn duy trì bảo mật tuyệt đối.
Khi hồ sơ thẩm định giá đã hết thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy theo đúng quy định pháp luật, đảm bảo không làm lộ thông tin khách hàng và các bên liên quan.
Việc lưu trữ hồ sơ thẩm định giá đúng chuẩn, đủ thời hạn là yêu cầu pháp lý bắt buộc, đồng thời là cách doanh nghiệp chủ động bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, cổ đông và chính mình. Nhà quản lý nên cập nhật liên tục các quy định pháp luật mới để xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ thẩm định giá chuyên nghiệp, bảo mật và tối ưu nhất.
Nếu còn vướng mắc về lưu trữ hoặc phát sinh nhu cầu tư vấn chi tiết, doanh nghiệp nên liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý hoặc chuyên gia thẩm định giá uy tín để được hỗ trợ toàn diện.
